Descripción del Puesto
Buscamos un(a) Asistente Administrativo(a) responsable para desempeñar diversas tareas administrativas y de oficina. Las funciones del Asistente Administrativo incluyen brindar apoyo a nuestros gerentes y empleados, asistir en las necesidades diarias de la oficina y gestionar las actividades administrativas generales de la empresa.
Las responsabilidades del puesto incluyen coordinar reuniones, preparar informes y facturas, y mantener sistemas de archivo organizados. El candidato ideal debe tener excelentes habilidades de comunicación oral y escrita, y ser capaz de organizar su trabajo utilizando herramientas como MS Excel y equipos de oficina.
El conocimiento contable y financiero será una ventaja. Si tienes experiencia previa como Secretario(a) o Asistente Ejecutivo(a) y estás familiarizado(a) con nuestro sector, nos gustaría conocerte. En última instancia, un(a) Asistente Administrativo(a) exitoso(a) debe garantizar el funcionamiento eficiente y fluido de la oficina en el día a día.
Responsabilidades (incluyen, pero no se limitan a):
- Atender y dirigir llamadas telefónicas.
- Organizar y programar citas.
- Planificar reuniones y redactar actas detalladas.
- Redactar y distribuir correos electrónicos, memorandos, cartas y formularios.
- Asistir en la preparación de informes periódicos.
- Desarrollar y mantener un sistema de archivo.
- Actualizar y mantener políticas y procedimientos de oficina.
- Solicitar suministros de oficina e investigar nuevos proveedores y ofertas.
- Mantener listas de contactos.
- Facturar a los clientes.
- Llevar seguimiento de proyectos.
- Mantener conciliaciones de cuentas, clientes, pagos y facturas.
- Presentar y conciliar reportes de gastos.
- Brindar apoyo general a visitantes y clientes.
- Actuar como punto de contacto para clientes internos y externos.
Habilidades
- Experiencia comprobada como asistente administrativo(a) o auxiliar de oficina.
- Conocimiento de sistemas y procedimientos de gestión administrativa.
- Manejo de equipos de oficina, como impresoras y máquinas de fax. Dominio de MS Office (especialmente MS Excel y MS PowerPoint).
- Excelentes habilidades de gestión del tiempo y capacidad para priorizar tareas. Atención al detalle y habilidades para la resolución de problemas.
- Excelentes habilidades de comunicación escrita y verbal.
- Fuertes habilidades organizativas y capacidad para realizar múltiples tareas a la vez.